Kunnskaps- og datamengden eksploderer og det forventes at i 2020 vil all tilgjengelig kunnskap fordobles hver 6.time (ref. IBM). Behovet for effektiv deling av informasjon og gjenkjennbare, oversiktlig strukturer vil være kritisk for den enkelte virksomhet og en avgjørende drivkraft i for å operere i markedet.
Parallelt med denne utviklingen utfordres datasikkerheten i stadig større grad og understreker behovet for løsninger som kan gi den riktige tryggheten for samarbeide såvel internt som med eksterne partnere.
En nødvendig digital strategi.
For den enkelte virksomhet fremtvinger dette ett nødvendig valg med hensyn til hvordan den vil forberede seg på å være i stand til å dele mengden av informasjon på en både effektiv og sikker måte. Dagens flyt av mailkorrespondanse, vedlegg og dokument-deling kombinert med en stor spredning av lagringsmåter skaper stadig mer uoverskuelig situasjon. Dette medfører problemer med å søke den riktige informasjonen i de mange arkivene og åpner for datainnbrudd fra både transaksjoner og lagringsenheter.
For å sikre og effektivisere disse prosessene er det nødvendig å tenke nye løsninger for digital sikkerhet og deling. Det er ikke tid til å vente med denne strategidiskusjonen dersom en ønsker å sikre sin posisjon i ett marked hvor effektiv informasjonsdeling er en vesentlig konkurransekraft.
Hva er viktig for valg av strategi?
Det er viktig å tenke bredt med hensyn til bruksområder for virksomheten. Skal den håndtere dokumentflyten på tvers i selskapet mellom lokale avdelinger/datterselskaper, styre, administrasjon, prosjekter, regnskap- og revisjonsprosesser, anbud, Due Diligence, avtaler, kunderelasjoner, agenter.
Det er noen spørsmål en bør stille når en vurderer strategi og løsning.
- Prosesser og samhandling internt og med kunder, partnere, agenter mm.
- Sikkerhetsnivå og grad av kryptering for innlogging og lagring.
- Behov for kommunikasjon internt og med partnere via chat, videomøter, presentasjoner mm.
- Søk i interne/eksterne kilder – AI forsterkede søk og tagging.
- Kapasitet til å dekke lagringsbehovet. Kan den enkelt utvides/skaleres.
- Benyttes til lukkede møteforumer som prosjekter, leder-/styremøter.
- Avtalearkiv for virksomheter og/eller med partnere, medlemmer mm.
- Behov for digital signering av dokumenter.
Definer virksomhetens behov for digitalt Eco-system og sett den i stand til å møte en eksplosivt voksende informasjonsmengde og ett sterkt voksende behov for sikring av data – nå.